Hvis du spørger regnskabsafdelingen, om de gerne vil udføre et mere værdiskabende arbejde, og du vil nok høre et stort ”JA!” som svar. ”Jeg har ikke tid” vil dog være svaret på, hvorfor de ikke bare gør det allerede. Det er ligesom en kronisk sygdom i økonomifunktionen, men i modsætning til de fleste kroniske sygdomme, så har denne en kur og en løsning!
For at ændre tankegangen for CFO’er og deres økonomifunktion fra “et omkostningscenter til at blive en profitdriver”, som vi diskuterede i en tidligere artikel, “Udforsker tankegangen i CFO 4.0”, har vi brug for tid. At arbejde på nye måder er mere udfordrende end at arbejde på allerede eksisterende måder. Det er fordi vi skal ændre indgroede vaner og sandsynligvis udføre arbejde, der er uden for vores komfortzone.
Derfor handler det ikke kun om at finde tiden, men også energien til at være profitdriver. Vi vil dykke ned i begge dele i denne artikel og dele nogle konkrete værktøjer og praktiske måder, til at foretage forandringen på.
Tid og energi
Fra at have talt med tusindvis af finans- og regnskabsmedarbejdere over hele verden, har vi identificeret, at de i dag bruger omkring 70 % af deres tid på at arbejde med data, rapportering og analyser. Kun 30 % af tiden bruges på at præsentere og diskutere indsigt, komme med anbefalinger og implementere beslutninger. Det er de værdiskabende opgaver, som vi dog gerne vil have, at de bruger mere tid på. Lad os se, hvordan vi kan gøre det muligt.
For det første, bør vi slå fast, at det ikke er muligt at få mere tid end der er. 24/7/365 er, hvad vi alle får. Derfor handler det om at blive mere kompetente (gøre tingene rigtigt) og effektiv (gøre de rigtige ting) med den tid, vi har til rådighed.
Førstnævnte bør gøres gennem procesoptimering ved hjælp af rammer som Lean. Der er mange økonomiske processer som månedsafslutning og planlægning og prognose, der kan udføres meget mere effektivt. Det ville være et godt sted at starte.
Sidstnævnte kan vi arbejde med gennem Eisenhower/Cover-matricen ved at forstå vores opgaver gennem en haste- og vigtigheds-linse. Prøv at lave en uge-undersøgelse om, hvordan du bruger din tid. Vælg en standarduge, og noter ned, hvordan du bruger din tid i intervaller på 15 minutter. Når du har gennemført undersøgelsen, opdel alle opgaver i de fire kvadranter af presserende/vigtigt, haster/ikke vigtigt, ikke haster/vigtigt og ikke haster/ikke vigtigt. I gennemsnit bruger vi 35 % af vores tid (endnu mere for CFO) på ikke vigtigt arbejde. Lav nu en plan for at frigøre 20 % af din tid brugt på ikke-vigtigt arbejde og omfordele det til vigtigt arbejde. Dette er muligt for de fleste!
Energi management
Nu gør du ting og generobrer 20 % af din tid til at gøre de rigtige ting. Alt klar, ikke? Men ikke så hurtigt! Du har måske kun et bestemt antal timer til rådighed på en dag, men hvor meget du kan nå på disse timer, varierer meget fra person til person. Dette er ikke kun noget, der er givet af naturen, men noget, vi aktivt kan påvirke. Det gør vi gennem energiledelse og hensyntagen til de fire energikilder.
- Fysisk energi: Er du veludhvilet, velnæret og rask? De fleste mennesker kan som minimum optimere på en eller flere af disse parametre. Få 7-8 timers kvalitetssøvn, spis en sund kost og få mindst 30 minutters motion hver dag.
- Følelsesmæssig energi: Hvordan har du det i dag? Ingen er glade hele tiden, og faktisk er de fleste af de tanker, vi har, negative, så det her er en hård en. Men hvis du tager dig af dine relationer som familie, arbejde og venner og bruger tid med mennesker, der gør dig glad, er du allerede et godt sted. Og bare smil, da det vil gøre dig gladere!
- Mental energi: Hvor fokuseret er du? Når du læser denne artikel, hvor mange gange vendte du din opmærksomhed mod noget andet end artiklen, såsom at tjekke din telefon eller surfe på et andet websted? Dette kan være et simpelt eksempel, men er sandsynligvis en god indikator for, hvor fokuseret du er. Verden er fuld af distraktioner, og vi skal være meget bevidste i at håndtere dem. Prøv teknikker som pomodoro-teknikken for at skabe uforstyrret fokustid. Det vil hjælpe dig med at få mere gjort!
- Åndelig energi: Hvorfor gør du de ting, du gør? Dette lyder som et filosofisk spørgsmål, men hvis du tænker over det, har spørgsmålet mange praktiske implikationer. Hvorfor arbejder du i dit nuværende job? Hvorfor er du i finans? Hvorfor er du sammen med din ægtefælle? Hvis vi ikke kan give gode svar på disse væsentlige spørgsmål, er vi sandsynligvis ikke motiverede til at gøre det, vi gør. Vi skal finde et formål med livet og arbejdet, så hvis du ikke ved, hvorfor du gør, hvad du gør, er du sandsynligvis nødt til at lave en forandring. Spørg dig selv ”hvorfor” 5 gange, og se, hvor der fører dig hen.
Hvis du styrer din tid og din energi godt, kan du næsten føle dig som et overmenneske og få lavet så meget, at du vil undre dig over, hvad du nu skal gøre. Det er, når du virkelig er klar til at ændre dit tankesæt.
Indsigt, indflydelse og indvirkning
I stedet for at arbejde for meget på data, rapportering og analyse bør du bruge tid på indsigt, indflydelse og indvirkning. Forhåbentlig kan du bruge de enkle tips til tidsstyring, der er delt her, til at begynde at foretage ændringen. Hvis du nogensinde er i tvivl om, hvad der er de rigtige ting at arbejde med, kan du relatere det, du gør, tilbage til mindset-ændringen.
Du bør have en kørende liste over værdiskabende opgaver, som du kan starte på, når du har oprettet et rum i kalenderen til at gøre noget nyt. Ellers risikerer du bare at falde tilbage i den ikke-vigtige fælde.
