Digitalisering af økonomistyring af Slagelse Kommunes samlede anlægsprojektportefølje
Kunde Case
Slagelse Kommune anvendte tidligere et standardmodul til indberetning af det forventede forbrug på kommunens anlægsprojekter. Dette modul understøttede ikke projektledernes arbejde, fordi det ikke var tilstrækkeligt fleksibelt, og derfor lavede de i stedet hver sit regneark til at styre projekterne. På grund af krav om central opfølgning, foretog projektlederne derfor også indberetninger i standardmodulet.
Udfordringen
Fra Begrænsning til Digital Fremtid
Kommunen søgte efter et alternativ til styring af anlægsøkonomien, som reelt understøttede projektlederne i deres arbejde, som gav et bedre overblik for projektledere og ledere, hvor data kun skulle tastes en gang og som understøttede en bedre datakvalitet. På en række workshops specificerede projektlederne og nogle nøglepersoner kravene til systemet og herefter besluttede kommunen at indgå aftale om implementering af løsning baseret på Qbit’s standard modul.
Løsningen
Fra Projektadministration til Økonomirapportering
Indholdet af anlægsportalen blev designet således:
- Digital projektadministration til oprettelse og vedligehold af stamdata (bevilling, anlægsperiode ansvarlige projektledere etc.).
- Digitalt byggeregnskab til erstatning af projektledernes excelark med overblik over projektets samlede økonomi, forventet regnskab, overblik over kontrakter, disponeringer, afstemning af indlæste forbrug fra økonomisystem samt leverandørfakturaer
- Digital indberetning af ledelsestilsyn og forventet regnskab, samt støtteværktøj til sikring
- Digital økonomirapportering til ledelse og økonomistyring
- Arbejdsområde til projektadministration med oprettelse og vedligehold af stamdata (underprojekter, projektledere, teams, etc.), projektfaser, puljeprojekter, m.v.
- Arbejdsområde til erstatning af projektledernes Excel baseret byggeregnskaber med overblik over projektets samlede økonomi, vedligehold kontrakter og disponeringer samt afstemme til indlæste forbrug og leverandørfakturaer.
- Arbejdsområde til digital indberetning, monitorering og rapportering af projektledernes forventede forbrug for den valgte periode.
- Arbejdsområde til økonomirapportering samt sagshistorik på projekterne.
Implementering
Hurtig udrulning: tre sprints fra november til nu! Eller?
Projektet startede nov. 2022 og planen var at de første kurser skulle afholdes allerede primo februar. Derfor blev projektet delt op i tre udviklings- og implementeringssprints, hvor sprint 1 omfattede projektadministration og byggeregnskaber, sprint 2 indberetningsdelen og sprint 3 økonomirapporteringsdelen.
Fra Excel-kaos til Strømlinet Digitalisering
"Fra et virvar af excelark til gennemsigtighed og overblik.
I Slagelse Kommune er vi gået fra et meget stort antal excelark til en overskuelig og gennemsigtig digital løsning med Qbit. Systemet understøtter projektledernes daglige arbejde med at holde styr på anlægsprojekterne, kontrakterne med leverandører, fakturaer og månedlige indberetninger af forventet regnskab. Vi har fået indført dette arbejdsredskab, hvilket betyder at data kun skal tastes én gang, det giver overblik over det enkelte anlægsprojekt og gennemsigtighed for kollegaer og chefer."
Resultaterne
Høj datakvalitet og gennemsigtighed:
Slagelse Kommunes nye værktøj til styring af anlægsprojekter.
Slagelse Kommune anvender i dag anlægsportalen som en samlet digital løsning til styring af kommunens anlægsprojekter og anvendes af de ansvarlige projektledere, ansvarlige chefer og den centrale økonomi.
Konklusion:
Digital Succes i Slagelse Kommune: Fra Excel til Effektivitet
Slagelse Kommune har gennemført en digital transformation i sin økonomistyring af anlægsprojekter ved at skifte fra rigtig mange individuelle excel-ark til et moderne it-system. Efter intensive workshops har dette resulteret i, at der nu er mulighed for en tæt opfølgning på anlægsprojekterne og at systemet er blevet et dialogredskab, fordi der er skabt gennemsigtighed i styringen. Som en kunde sagde det: “Vores arbejde er nu mere gennemsigtigt og effektivt end nogensinde før.
Vil du vide mere?
Udfyld vores kontaktformular og vi vil sørge for du modtager den information du efterspørger.
