Digitalisering af Faaborg-Midtfyn Kommunes arbejde med budgetforslaget
Faaborg-Midtfyn Kommune lancerer effektiv digital budgetløsning
For mange kommuner er arbejdet med budgetforslaget en “håndholdt” proces med brug af Word, Excel, mails og print i både den administrative og politiske budgetproces. Mange brugere er involveret og derfor er potentialet stort for en digital løsning, der kan spare tid, skabe overblik og sikre kvaliteten af arbejdet.
Faaborg-Midtfyn Kommune og Qbit har i samarbejde implementeret en løsning, som ca. 100 brugere på andet år bruger i processen med administrationens arbejde med at udarbejde budgetforslag, samt en digital understøttelse af Kommunalbestyrelsens politiske prioritering og forhandling frem til det endelige budget vedtages, downloades og vises på kommunens hjemmeside.
Problemstilling: Gamle metoder møder moderne krav
Faaborg-Midtfyn Kommune havde i forvejen et semidigitalt omdrejningspunkt i en egenudviklet budgetportal men den var personafhængig og ikke tidssvarende.
Endvidere var den politiske behandling i stor udstrækning understøttet manuelt med Excel ark, print til budgetmapper, bearbejdning til visning på hjemmeside, etc.
Slut med 'håndholdt': Tilpasset digital budgetproces.
- Oprette og redigere budgetforslag der eliminerer behovet for "håndholdte" skabeloner
- Godkendelsesproces med kommentarlog der eliminerer behov for mails og sikrer korrekt behandling
- Dashboard i realtid der sikrer overblik over status i behandlingen af forslagene
- Forslagsliste i realtid der eliminerer behov for "håndholdt" liste og indsamling af forslag
- Prioriteringsliste som de enkelte kommunalbestyrelsesmedlemmer bruger til prioritering af forslagene
- Forhandlingsliste oversigt over de enkelte partiers prioriteringer, som bruges i forhandling og beslutning af forslag
- Hovedoversigt der viser resultatet af forhandlingerne
- Download af webtilgængelig budgetforslag
Nyt værktøj erstatter manuelle regneark i kommunal budgettering
Ekspress-projekt: Fra opstart i november til lancering i februar.
Pga. den korte deadline blev projektet opdelt i 2 implementeringssprint, hvor sprint 1 omfattede den administrative behandling af budgetforslaget med GO LIVE februar og sprint 2 omfattede den politiske behandling med GO LIVE august.
Politikere vælger digitalt budgetværktøj.
I dag arbejder samlet set mere end 100 brugere fordelt på politikere og administrative medarbejdere med budgetforslag i en ny budgetportal med minimal brug af Excel ark, print, mails, etc.
Løsningen er efterfølgende blevet udvidet med mange funktioner som et budgetforslag arkiv, årsskifte med mulighed for at videreføre forslag, og mange andre funktioner.
Faaborg-Midtfyns Kommune Budgetløsning: Fra Tradition til Innovation
I dag benytter over 100 brugere denne platform, som betydeligt har forbedret effektiviteten og nøjagtigheden i budgetprocessen. Med realtidsopdateringer, intuitivt design og en række specialiserede funktioner har kommunen skiftet kurs mod en mere moderne og pålidelig budgetløsning, hvilket har vundet bred anerkendelse blandt medarbejdere og beslutningstagere.
