Hvis du er sikker på, at Rolling Forecast ville være et nyttigt værktøj at tilføje til din virksomheds eksisterende FP&A værktøjskasse, skal du tjekke vores fem tips til implementeringen.
Kommunikation er nøglen
Det første og vigtigste punkt er at involvere alle interessenter i kommunikationsprocessen. Sørg for at informere om, hvorfor det er værdifuldt for din virksomhed og hvilke fordele Rolling Forecast kan tilbyde.
Det kan virke indlysende; men i virkeligheden mislykkes projekter ofte på grund af manglende kommunikation med og mellem interessenter. Hvis interessenter ikke klart forstår værdien for virksomheden, kan succesen med implementering af Rolling Forecast være i tabt på forhånd. Dette gælder bade hos ledelse samt afdelingslederne
For eksempel præsenterer du ledelsen for punkter som større risikobevidsthed og identifikation af nye muligheder gennem mere præcise planlægningstal. Afdelingsledere er glade for større fleksibilitet, for eksempel hvis budgettet justeres i løbet af året på baggrund af nye fund, fordi de aktuelle faktiske forhold tyder på et højere engagement. På denne måde undgår du helt skyggebudgetter.
Grundig planlægning
Rolling Forecast kan enten erstatte eller supplere andre prognoser, såsom prognosen ultimo året. Der er ikke noget universelt perfekt svar på, hvilken vej der er den rigtige for din virksomhed. Det er nøglen at undersøge omhyggeligt, hvordan mulighederne bedst opfylder dine virksomheds behov.
Implementeringen – hvad enten det er en erstatning eller et supplement til eksisterende processer – kan det derefter planlægges og udføres. En udskiftning af din nuværende prognoseproces kræver mere overtalelse og indebærer oprindeligt mere planlægning end tilføjelse af rullende prognoser som et supplement. Det skal også huskes, at de juridiske rammer og retningslinjer for årsregnskaber osv. forbliver de samme. Med det i tankerne anbefales en trinvis og parallel implementering stærkt, når man udskifter eksisterende processer for at identificere og løse eventuelle problemer tidligt.
En trinvis implementering er også fordelagtig, når du bruger Rolling Forecast som et supplement. For eksempel kan du nøjes med nogle få nøgletal og afdelinger og derefter gradvist udvide brugen af Rolling Forecast. Kontinuerlig overvågning hjælper med at holde tingene i skak for de anvendte drivere og intervallet og prognosehorisonten.
Koordinér og implementér nye processer
Hvis du forecaster i løbet af året, kræver dette også regelmæssigt opdaterede faktiske forhold i din database. Enkelt og indlysende. Det betyder også, at dataindsamlingsprocesser vil ændre sig. Det er ikke længere tilstrækkeligt at indsamle og evaluere data en gang om året. Holdene i forskellige afdelinger skal levere data oftere – afhængigt af det valgte interval til de rullende prognoser. Også her kræves åben kommunikation for at fremme support og involvere afdelinger til at deltage i processen med at vælge egnede KPI’er.
Også her kan meget automatiseres: Dette gør indsatsen for interessenter håndterbar. Softwareløsninger til FP&A tilbyder praktiske muligheder for dette, der ikke i høj grad er afhængige af IT-support, eller andet overhovedet.
Hold målet for præstationer og Rolling Forecast adskilt
For at sikre maksimal fordel ved Rolling Forecast for din virksomhed bør de inkluderede data og selve prognoserne ikke være bundet til præstationsmål. Prognoserne er meget mere nyttige, hvis de er baseret på nøjagtige, konsistente data. Men hvis prognoser er knyttet til præstationsmål, øges sandsynligheden for whitewashing. Dette betyder, at dataene mister præcision, og prognosen bliver mindre meningsfuld.
Brug integrerede og samlede planning processer
Det er sandt, at med Excel kan Rolling Forecast implementeres. Men enhver professionel, der kun planlægger med Excel, ved, at planlægningsprocesser allerede er ret tidskrævende. Et yderligere FP&A-instrument som Rolling Forecast tilføjer yderligere belastning. For at omgå dette problem anbefales en moderne teknologiløsning med en central database, der sikrer, at data er konsistente overalt. En yderligere fordel er, at mange af de involverede opgaver kan automatiseres, og tidskrævende sammenfletning og gennemgang af regneark kan elimineres. Med et centralt system, hvor alle afdelingsledere indtaster deres tal uafhængigt af hinanden, kan du nemt overvinde dine daglige processer som økonomiansvarlig og have tid til at fokusere på at være en strategisk partner på tværs af virksomheden.
Opsummering
- At holde kommunikation konsistent gennem hele processen med at Rolling Forecast prognoser er en topprioritet. Inddrag de forskellige interessenter ved hvert trin.
- Planlæg implementeringen omhyggeligt: Hvor stort skal intervallet være, og hvad er horisonten? Hvad er formålet med Rolling Forecast, og hvilke data har du brug for til den? Et omfattende billede af de forskellige omstændigheder og krav er afgørende.
- Når man koordinerer nye processer, er kommunikation igen yderst vigtig. Undgå at præsentere en fait accompli for dine interessenter!
- For at kunne udnytte det fulde potentiale af Rolling Forecast skal datagrundlaget være så nøjagtigt som muligt. Sørg derfor for, at det ikke er bundet til præstationsmål.
- Og endelig: implementeringen er meget lettere og udførelsen meget hurtigere, hvis din forretningsplanlægning allerede er baseret på en softwareløsning, der fungerer som en central platform for alle afdelinger og processer. Planlæg samarbejde og integreret på tværs af alle afdelinger for at optimere værdiskabelsen.
