Rejsen mod transformation: tænk stort, start småt, levér hurtigt
Digital Transformation sætter nye krav til virksomhedens CFO. Samtidig med at det giver nye muligheder for at øge indsigt på tværs i organisationen, så udfordrer det også CFO’er og deres teams i forhold til at optimere nøgle transaktionsprocesser, forbedre deres rapportering og udbygge centrale analytiske processer.
Økonomifunktionen er klar over at deres ansvar ændrer sig. Ud over de sædvanlige funktioner som bogføring, kontrol og lukning af bøgerne, forventes der værditilvækstydelser som indsigt i data og beslutningsstøtte, M&A-aktivitet, risikostyring og overholdelse. Det forventes også af virksomhedens økonomiansvarlige, at assisteres med at styre volatilitet og enterprise kompleksistet. Økonomiteamsne skal også tage ansvar for levering af konkurrencedygtige omkostningsstyring på tværs af virksomheden, såvel som at være med til at opbygge digitale strategier.
Det er på baggrund af dette, at Jedox har arbejdet sammen med ACCA – det globale organ for professionelle regnskabskonsulenter – en sponsoreret undersøgelse af økonomidirektører, for at få et klarere ide om, hvor præcis økonomiafdelingen er på sin forretnings- og digitale transformationsrejse, og for at klargøre, hvordan en proaktiv strategi – tænk stort, start småt, levér hurtigt – kan hjælpe med at lukke kløften i forhold til at opnå deres mål.
Har digital transformation overgået virksomhedens økonomichefer i nutidens realiteter?
Mens undersøgelsen fandt ud af at økonomiansvarlige angav kundetilfredshed, vækst og rentabilitet som vigtige strategiske mål, var det måske afslørende at kun 15% anførte ”evne til at tilpasse sig” som en kritisk faktor, i betragtning af kollektive virkninger af forandrings-drivere, så som øget konkurrence, nye markedsaktører, M&A-aktiviteter og Brexit. Undersøgelsen viste at kun 35% rapporterede at de allerede havde en business/digital transformation køreplan på plads. Interessant nok troede 42% af de deltagende i undersøgelsen, at deres egen virksomhed ikke var fleksibel nok til at tilpasse sig virkningen af en betydelig ændring.
Tilsvarende viste undersøgelsen at selvom 56% mener, at deres bestyrelse var fuldt udrustet til at styre virksomheden fremover, mener kun 36% at de havde den slags dashboards og scorecards, der kunne give CFO’er og andre bestyrelsesmedlemmer fuld synlighed omkring centrale KPI’er og risikoområder. Så der er et tydelig misforhold mellem transformationsambitioner og de nuværende økonomiske realiteter. Finansministeriet anerkender behovet for forandring, men der er et betydeligt delta mellem opfattede styrker og de egentlige systemer, der er nødvendige for at levere dem.
At lukke hullet – tænk stort, start småt
Ved siden af de traditionelle transaktions- og rapporteringssystemer, så fokuserer økonomiteams i stigende grad på at udbygge deres analytiske evner. Innovationer inden for procesautomatisering, datavisualisering og machine learning bidrager til en nødvendig automatisering, mens næste generationsteknologier, så som Blockchain og Big Data, fuldender et billede af næsten ubegrænsede teknologier. Men hvor starter man?
Dette kan være en skræmmende udfordring, ikke mindst fordi 75% af de undersøgte virksomheder erkendte, at Excel stadig er det vigtigste instrument for deres økonomiansvarlige. Dette forklarer så muligvis, hvorfor så meget af økonomernes arbejdsugen er fyldt op med basal dataindsamling og vedligeholdelse.
For mange CFO’er ser en stor kløft mellem deres nuværende planning-, rapporterings- og analyse funktioner, til de mere integrerede planning-systemer, der er nødvendige for at understøtte digital transformation. Det behøver det dog slet ikke at være. McKinsey anbefaler, at mere end halvdelen af transformationens kumulative værdi stammer fra mindre initiativer. Så CFO’erne skal undersøge, hvordan man foretager rejsen fra regneark til Enterprise Performance Management mest tilgængelig og opnåelig. Jedox mener at en kombination af at tænke stort, men starte i de små vil føre dem til deres mål meget hurtigere.
Du skal vide, hvor du skal starte. Det er vigtigt at tage in mente, at rejsen mod transformation ikke altid er lineær, den skal dog have fremdrift, især for de 43% af ACCA-respondenterne, der følte at deres ledelsesmæssige tilgang ikke være proaktiv. For at opnå dette skal økonomiteams vide præcis, hvor de starter fra; kan du importere dine data? Kan du konsolidere det? Kan du dele ud over af denne viden ud over økonomiafdelingen? Vores undersøgelse viste, at omkring halvdelen af respondenterne var i stand til at håndtere komplekse multidimensionale oplysninger effektivt, 65% havde vanskeligheder med konsolidering, mens visualisering var mindre god med kun 44% i stand til at skære de anvendelige oplysninger til. 75% rapporterede også at ikke-integrerede systemer skaber en udfordring for 2 ud af 3 respondenter, der siger at dette ofte fører til data uenigheder under møder. På plus siden, bliver flere systemer mere fleksible, dog kan 62% stadig ikke understøtte mobile løsninger eller mulighed for at understøtte direkte data indtastninger.
I undersøgelsens konkluderede man at 80% af virksomheden stadig var afhængige af Excel til budgeting, planning og forecasting. Taget i betragtning af økonomichefernes kvalifikationer, er dette ikke overraskende, men det faktum at mange websites og pressionsgrupper eksisterer for at advare mod Excel – den rolle som forecasting fejl i regneark endte Convivialitys kollaps i 2018, for eksempel – vil mene at for meget Excel er en dårlig ting. Vores undersøgelses respondenter svarede at 75% brugte Excel for reportering og analyse, men kun 24% fik deres planning og forecasting rigtig første gang. 58% svarede at rapportering ikke automatisk giver rettidige beslutninger. Deltagende i undersøgelsen svarede også at Excel også benyttes af 71% for headcount planning, specielt når det er tid til forecasting. Ud af disse brugere siger 80% at de faktisk ingen workflow havde til revision og godkendelse. Mange virksomheder lider også under ”multiple versions of the truth”, med 64% erfaret lækage af data offline til lokale Excelark, og 60% bekymrede for sikkerheden i workforce planning.
Bedst i praksis – latent efterspørgsel efter planning og performance management kapaciteter
Der blev også undersøgt, hvor langt virksomhederne var i udviklingen fra at opnå bedste præstationer i praksis omkring centrale spørgsmål om drivers, scenarie modellering, rolling forecast og standard processer. Undersøgelsen viste at selvom 51% var aktive omkring scenarie-modellering, brugte 80% excel til dette – og kun 7% arbejdede med et budget, planning og forecasting værktøj. Dette kan forklare, hvorfor kun 27% var i stand til tilstrækkeligt at prognosticere keydrivers, og med 69%, der ikke havde mulighed for eliminere fordomme.
Og mens kun 42% gennemførte rullende prognoser, sagde 60%, at de gerne vil. 42% anerkendte også bevis for »sandbagging«, men der var usikkerhed om, hvordan man håndterede det – og spørgsmål om, hvorvidt de andre 58% bare ikke så det. Vi fik også at vide, at kun 35% nemt kan inkorporere eksternt data – som gør benchmarking mere vanskeligt, mens 62% ikke kan tage imod (remote contributions) eller medvirke, hvilket gør det vanskeligt at indsamle rettidig information fra organisationen og derved en større involvering i forecasting.
Et samarbejde, der bevæger sig ud over økonomiledelsen
I takt med rollen som the økonomiansvarlig udvikler sig til at hjælpe med beslutninger på tværs af hele virksomhedens funktionelle og markedsorienterede områder, ser det ud til at mange økonomiafdelinger stadig har noget vej igen for at komme i mål – og alligevel ser 81% af respondenterne fortsat økonomiafdelingen som den betroede rådgiver inden for virksomheden. 71% opfatter økonomiafdelingen som værende ”ejere” af forecast – en status som 67% gerne vil ændre – og i højere grad engagere resten af virksomheden i.
Selvom 78% føler at deres planning proces strækker sig ud over økonomiafdelingen, inkluderer 38% stadig ikke HR i deres planning, 37% går glip af marketing, 34% overser salgs input og 29% involverer ikke driften. Ifølge undersøgelsen understøtter 56% af økonomiteams ikke de rigtige dashboards, 44% er ikke i position til at udnytte historiske data, og 64% tillader ikke andre dele af virksomheden at træffe beslutninger ved hjælp af predictive analytics, og kun 36% støtter beslutningen om at benytte Big Data.
Der skal stadig arbejdes på strategisk tilpasning
Værktøjer såsom scorecards og KPI’er er nøglen til en succesfuld strategisk tilpasning, og sikrer at indgrebene forbliver fokuserede på en organisations strategiske retning. Dog brugte 67% af de deltagende organisationer i undersøgelse i øjeblikket ikke scorecards – og 65% tilbyder ikke et globalt dashboards for at give synlighed til ledelsen og støtte dem i deres beslutningstagen. Med denne mangel af integration bør det ikke være en overraskelse at 62% mener at deres endelige plan ofte kommer over som en top-down diktat. Dette resulterer i at kun 51%, der angiver, at deres forskellige budget og forecast ansvarlige føler ejerskab af planen.
Hjælper økonomiansvarlige med at tænke stort, starte småt og levere hurtigt
Jedox undersøgelse – i samarbejde med ACCA – demonstrerer at der stadig er et overvejende stort arbejde, der skal gøres, hvis ”the Office of the CFO” skal have succes med at skabe en mere samlet tilgang til planning, rapportering og analyse. Undersøgelsen viste, at selv om der er ekspertise og kendskab med Excel regneark som ledelsesværktøj, har deres omfattende brug ført til et generelt ukontrolleret planning miljø. Udfordringens omfang fremgår af, at undersøgelsen opdagede, at 56% af dem, der gerne vil, endnu ikke har identificeret og bygget en forretningsmæssig case til budgettering, planning, prognoser og BI-værktøjer.
Jedox mener, at det giver mening at udnytte den store Excel ekspertise, der allerede opbygget hos økonomiledelsen, som giver mulighed for at virksomheder kan tage deres adskillige og usammenhængende regneark ind i et mere kontrolleret miljø. Dette skal dog gøres på en sådan måde, at økonomiteams bevarer deres fortrolighed og tilgængelighed i deres nuværende regneark.
Valg af denne tilgang betyder at brugerne skal til at arbejde – om det er online, via mobile eller i deres velkendte Excel miljø – med en kontaktflade de er komfortable med, der er nem at bruge og som giver økonomiområdet mere tid og mere værdi. Ved at forbinde Excel og alle datakilder til en Jedox multi-dimensional database, kan økonomiteams starte en iscenesat tilgang til overgangen mellem Excel, til et mere problemfrit Corporate Performance Management og BI-tilgang. Ved at følge en trin-for-trin strategi kan økonomicheferne arbejde systematisk for at automatisere processer, give mulighed for at udnytte de bedste metoder og samarbejde med resten af virksomheden, for at sikre fuld strategi styring – og effektivt skabe en slags ”Agile Enterprise”, der er nødvendig for at komme i mål med den digitale transformationsrejse.
