Hvad er- og hvorfor Beyond Budgeting?

Hvad er- og hvorfor Beyond Budgeting?

Kort om Beyond Budgeting

Halvdelen af virksomheder mener deres budget bliver uaktuelt, når mere end halvdelen af regnskabsåret er gået. Beyond Budgeting tilgodeser en mere moderne styringsform. Beyond Budgeting har mere fokus på, at måle vores præstation hen over tid og sikre en løbende planlægning med eksempelvis rullende forecast, samt opbygge en evne til bedre at forstå fremtiden. Beyond Budgeting er med til, at sikre en involvering af hele organisationen, som giver mere ansvarsfølelse og ejerskab, og derved mere parathed til at ændringer i markedet kan imødegås langt hurtigere. Beyond Budgeting kan være med til at nedbryde den mere klassiske og kortsigtede krig om tal, suboptimering af områder, samt kan være med til at begrænse tiden og de mange kræfter der bliver brugt til, at lave budgetopfølgning. Få mere viden om emnet herunder.

49 % af virksomhederne vurderer, at deres budget er uaktuelt mere end halvdelen af regnskabsåret[1]!

Er tiden inde til et opgør med den traditionelle økonomistyring og budgettet? Det spørgsmål kan man godt stille sig selv, når en analyse foretaget af Basico Consulting viser, at kun 1/3 af virksomhederne er tilfredse med deres budget. Mister budgettet sin aktualitet for hurtigt? Tager budgetlægningen tid fra andre langt mere værdiskabende aktiviteter i virksomheden? Er et statisk budget relevant i en dynamisk verden, hvor langt de fleste brancher oplever forandringer og ændringer i et tempo, som budgettet og den traditionelle økonomistyring slet ikke er gearet til? Er tiden inde til at gå Beyond Budgeting?

Kritik af traditionel budgetlægning

Der har gennem en årrække været tiltagende kritik af den traditionelle tilgang til budgetlægning og økonomistyring. Noget af kritikken går på, at budget-forudsætningerne og markedssituationen kan nå at ændre sig mange gange i løbet af et budgetår. Der kan stilles spørgsmålstegn ved, hvorvidt budgettet er brugbart i forhold til at måle en virksomheds præstation. Hvis virksomheden når sin budgetterede omsætningsstigning, er det naturligvis positivt. Men er det nu også det, hvis markedet har en væsentligt højere omsætningsstigning? Eller hvis den største konkurrent har en omsætningsstigning, som er dobbelt så stor?

Belønner budgettet de rigtige personer?

Budgettet er nærmere et billede på, hvor gode vi var til at forudse fremtiden og ikke til at måle vores præstation. En anden del af kritikken af den traditionelle budgetlægning går på, at virksomheder belønner personer, der når deres budgetter. Men siger det reelt noget om, hvad denne person kan? Eller er det i stedet et billede på, at der i denne afdeling er en person, der var så heldig, at markedet udviklede sig til hans eller hendes fordel?

Krig om tal

Budgetlægningen er for mange virksomheder en langvarig og krævende proces, som trækker spor i store dele af organisationen, hvor mange personer bruger tid på beregninger og data, og mange ting blive sat på stand by, mens budgetforhandlingerne står på. Det bliver i mange virksomheder til en krig om tal og en kamp for at budgettere på en måde, så man er sikker på, at man når sit budget. Denne proces kunne måske gøres langt mere værdiskabende, hvis energien i stedet blev brugt til konstruktiv, strategisk dialog og beslutninger. Mange steder spildes der også meget tid og mange kræfter på at lave budgetopfølgning i form af rapporter, forklaringer på afvigelser, holde møder osv.

Beyond Budgeting – et alternativ?

Kan du nikke genkendende til et eller flere af de nævnte kritikpunkter i forhold til budgetlægning, så er virksomheden måske klar til at bruge en helt ny styringsfilosofi – Beyond Budgeting.
Alle virksomheder kan formentlig optimere måden, man gør forskellige ting på, og dette gør sig også gældende, når det kommer til økonomistyring. Selv om der her anvendes begrebet traditionel budgettering og økonomistyring, så er dette ikke ensbetydende med, at alle virksomheder arbejder med budgetprocessen på samme måde. Tværtimod så er der mange forskellige måder at gribe det traditionelle budget an på. Kritik af eksisterende budgetprocesser er heller ikke nyt. Der har derfor også gennem tiden været flere forskellige tendenser til, måder hvorpå man kunne afskaffe det traditionelle budget, og ligeledes har der været mange bud på, hvad der kunne erstatte det.
Hidtil er det dog ikke set i det omfang, som Beyond Budgeting lægger op til. Filosofien har for det første nogle meget konkrete bud på, hvordan specifikke teknikker som rullende forecasting, trendkurver og relativ præstationsevaluering kan anvendes som styringsredskab, når de bruges i et struktureret samspil. For det andet bygger filosofien også på, at man i virksomheden diskuterer og vurderer, eksisterende budget- og styringsmodeller. Udgangspunktet er derfor, at man i første omgang starter med at gennemføre en analyse af virksomhedens budgetterings- og styringsmetoder. Herefter har virksomheden et godt grundlag for at vurdere, om det er nødvendigt med nye metoder, og dermed også om de teknikker, som Beyond Budgeting består af, helt eller delvist vil kunne bidrage positivt til den enkelte virksomheds planlægning og styring.

Elementer i Beyond Budgeting

Der er flere elementer i filosofien Beyond Budgeting. Et af de vigtigste er nok, at man går væk fra den årlige budgetproces og i stedet går over til at lave en løbende planlægning. På den måde opnås der større grad af dynamik og løbende tilpasning til udviklingen på markedet. Dette kan foregå ved månedlige, ugentlige eller helt ned til daglige forecasts, som kan bruges som styringsredskaber. Nøjagtigheden i disse forecasts kan danne modpol til den traditionelle måling, af hvorvidt traditionelle budgetmål opnås, og dermed bliver evnen til at forstå fremtiden et mere væsentligt pejlemærke, end hvorvidt et bestemt resultat kan skabes.
Beyond Budgeting kræver, at hele virksomheden integreres i de løbende forecasts, således at alle afdelinger kan tilrettelægge og planlægge ud fra forecasts, som ikke er modstridende. Virksomheden skal altså ikke smide al planlægning over bord, når man vil arbejde ud fra denne filosofi. Tværtimod bør involvering af hele organisationen i planlægningen på både det strategiske, taktisk og i særdeleshed det operationelle niveau være udgangspunktet. Beyond Budgeting er altså med til at skabe en langt højere grad af involvering og dermed formentlig også ansvarsfølelse og ejeskab i forhold til de enkelte arbejdsopgaver og afdelinger. Derfor argumenterer fortalere for Beyond Budgeting også for, at der opnås langt større dynamik og højere grad af omstillingsparathed, således at kriser, som f.eks. finanskrisen, eller andre ændringer på markedet kan imødegås langt hurtigere, således at virksomheden nemmere kan reagere og tilpasse sig disse ændringer.

Qbit hjælper dig med Beyond Budgeting

Ligesom traditionel budgettering og økonomistyring kræver nogle konkrete værktøjer til at håndtere processen, så kræver Beyond Budgeting også, at virksomheden har de rigtige værktøjer samt konkret viden om styringsfilosofien.
Qbit er en af de virksomheder, som allerede er på forkant med udviklingen i forhold til Beyond Budgeting. Vi har opbygget stor viden inden for økonomi, aktivitets- og budgetstyring, og vores løsninger er baseret på det tyske produkt Jedox, som kan integreres 100% med Excel, og som samtidig er lige så let at anvende som Excel.